Archiwum elektroniczne czy tradycyjne? Wady i zalety

Powstaje coraz więcej firm, które oferują usługi związane z digitalizacją dokumentów i prowadzeniem cyfrowego archiwum. Jednak czy takie rozwiązanie jest dobre dla każdego? Czy może lepiej cały czas prowadzić tradycyjne archiwum zakładowe? Które rozwiązanie jest lepsze dla małych, a które dla dużych przedsiębiorców?

Jakie zalety i wady ma tradycyjne archiwum?

Tradycyjne archiwa to dobre rozwiązanie dla firm, które nie wytwarzają wielu dokumentów. Sprawdzą się szczególnie w jednoosobowych działalnościach gospodarczych oraz niewielkich firmach zatrudniających kilku pracowników. Z reguły w takich firmach dokumenty archiwalne przechowywane są na miejscu, często w tym samym pomieszczeniu, w którym pracują zatrudnione tam osoby. Przy takim sposobie przechowywanie dokumentów należy jednak pamiętać o tym, by odpowiednio je zabezpieczyć przed przypadkowym zniszczeniem oraz dostaniem się w niepowołane ręce. Przy niewielkiej ilości dokumentów takie rozwiązanie sprawdza się bardzo dobrze. Jednak problem może pojawić się w momencie, gdy archiwum zaczyna się rozrastać i zaczyna brakować miejsca na przechowywanie dokumentacji, a warunki lokalowe nie pozwalają na wydzielenie osobnego pomieszczenia na przechowywanie akt.

W takiej sytuacji wiele osób decyduje się na korzystanie z usług firmy zewnętrznej, która w ramach swoich zasobów przechowuje dokumenty archiwalne. Lecz i takie rozwiązanie z czasem rodzi wiele problemów, szczególnie jeśli często pracujemy na dokumentach archiwalnych, gdyż obieg dokumentacji jest znacznie spowolniony, co może powodować paraliż w pracy, gdy dany dokument jest potrzebny bardzo szybko.

Problematyczna może się okazać obsługa dużego archiwum zakładowego. W niektórych firmach zatrudniane są dodatkowe osoby na pełen etat, które zajmują się obsługą archiwum. W innych przypadkach właściciele firm decydują się na outsourcing usług archiwistycznych i digitalizację dokumentów.

Warto też wspomnieć, że brakowanie, czyli przygotowywanie akt do zniszczenia (ewentualnie przekazania do Archiwum Państwowego) zajmuje również dużo czasu, szczególnie jeśli w dokumentacji panuje bałagan.

Jakie zalety i wady ma cyfrowe archiwum?

Archiwa lub składnice akt powinny znajdować się praktycznie przy każdej firmie. Jednak nie zawsze jest miejsce na to, by na miejscu prowadzić przyzakładowe archiwum, dzieje się tak dlatego, że siedzibą firmy coraz częściej jest prywatne mieszkanie, niewielkie biuro czy wręcz wirtualny adres. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na digitalizację archiwum swojej firmy. Kiedy takie rozwiązanie się naprawdę opłaca?

Przygotowanie i prowadzenie cyfrowego archiwum najbardziej się opłaca większym firmom, które swoje dokumenty archiwalne trzymają poza główną siedzibą firmy i którym zależy na usprawnieniu obiegu dokumentów w firmie. Takie rozwiązanie znacznie przyśpiesza pracę na dokumentach, a także lepiej je zabezpiecza przed przypadkową utratą czy kradzieżą. Nawet w przypadku awarii, dane bardzo łatwo odzyskać dzięki kopiom zapasowym.

Jednak archiwum cyfrowe nie jest dobrym rozwiązaniem dla wszystkich. Niewielkie firmy raczej rezygnują z unowocześniania sposobu obiegu dokumentów w firmie, z uwagi na to, że jest to dla nich dość duży koszt, a przy małej liczbie dokumentów w firmie nie potrzebują takiego wsparcia.

Dodaj komentarz