Faktura pro forma – co to jest i kiedy się stosuje?

Do udokumentowania transakcji sprzedaży lub uzyskania zapłaty można skorzystać z różnych form dokumentacji. Mimo że polskie prawo gospodarcze przewiduje wiele takich form, najczęściej spotykane są faktury i rachunki. Zdarza się jednak, że otrzymujemy lub jesteśmy proszeni o wystawienie faktury pro forma. Czym jest taka faktura i kiedy się ją stosuje?

Co to jest faktura pro forma?

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym ani nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty. Mimo że dokument wygląda dokładnie tak, jak zwykła faktura VAT (za wyjątkiem tytułu, który musi brzmieć „faktura pro forma”) nie jest dowodem dokonanej transakcji. Na fakturze pro forma znajdziemy więc tytuł, numer, datę wystawienia faktury, przedmiot transakcji oraz cenę zarówno jednostkową, jak i całościową. Istotnym jest również fakt, że faktury pro forma nie tworzą żadnego obowiązku podatkowego. Nie oznacza to jednak, że pro formą można zastąpić fakturę VAT. Jak wyżej wspomniano – pro forma nie jest dokumentem księgowym, a więc po realizacji zamówienia należy wystawić stosowną fakturę VAT lub inny dokument potwierdzający dokonanie transakcji.

 

Kiedy się wystawia fakturę pro forma?

W związku z tym, że pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie istnieją żadne przepisy prawne określające, w jakich sytuacjach się ją wystawia. Pro forma może służyć jako narzędzie, które informuje o:

  • cenie oferowanych usług lub produktów
  • terminie płatności
  • jak będzie wyglądała właściwa faktura VAT
  • szczegółach dotyczących realizacji usług lub zamówienia

 

Jest także deklaracją ze strony osoby wystawiającej o zobowiązaniu do wykonania oferowanej usługi lub zamówienia. Dla osoby, która otrzymuje taką fakturę będzie też informacją o przewidywanych kosztach realizacji.

 

Programy do wystawiania faktur

Wystawiając faktury VAT zwykle wykorzystujemy do tego odpowiednie oprogramowanie. Podobnie jest z pro formą. Dobry program do wystawiania faktur przydaje się również przy tego typu dokumentach. Obecnie większość z dostępnych na rynku programów, zawiera możliwość wystawienia faktury pro forma oraz VAT. Można znaleźć zarówno rozbudowane systemy, które pozwalają na zarządzanie wszystkim aspektami przedsiębiorstwa oraz proste aplikacje przeznaczone do konkretnych zadań.

 

Faktura pro forma jest często stosowaną formą w kontaktach handlowych między przedsiębiorcami. Nie jest dokumentem, który zobowiązuje do zapłaty, a jedynie informuje o należności za realizowane usługi, a także pozwala klientom przygotować się finansowo na koszty zamówienia. Dopiero akceptacja przedstawionej oferty (zwykle potwierdzona uiszczeniem zapłaty) zobowiązuje kontrahenta do wystawienia faktury VAT i wykonania usługi. W przypadku, gdy faktura pro forma jest wystawiana na kwotę zaliczki, po otrzymaniu pieniędzy wykonawca zlecenia jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, a fakturę VAT – przygotowywaną zwykle po realizacji zamówienia – należy pomniejszyć o kwotę pobranej wcześniej zaliczki.

Dodaj komentarz