Wady i zalety archiwum zewnętrznego

Zewnętrzna archiwizacja dokumentów, na którą decyduje się wiele polskim firm, ma swoje wady i zalety. Z jednej strony oznacza oszczędność przestrzeni biurowej, a z drugiej może wiązać się z wieloma niedogodnościami. Sprawdźmy zatem jak działają zewnętrzne archiwa i czy warto decydować się na ich usługi?

Polskie prawo wymusza na przedsiębiorstwach obowiązek składowania dokumentów płacowych przez określony czas. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku wielu innych firmowych akt. Z czasem rozmiary archiwum zaczynają przerastać możliwości przeciętnego przedsiębiorcy, a wówczas wiele podmiotów działających na rynku decyduje się na wynajęcie zewnętrznego biura.

Jakie są zalety zewnętrznego archiwum?

Najważniejszym atutem zewnętrznych magazynów jest oszczędność przestrzeni biurowej w przedsiębiorstwie. To, co do tej pory zajmowało nie tylko kilka półek, ale często cały pokój, może być przechowywane w zupełnie innym budynku, a firma zyskuje dodatkowe metry kwadratowe przestrzeni, którą można zagospodarować. Firmy świadczące usługi zewnętrznego archiwum często udostępniają nie tylko miejsce do przechowywania dokumentów, ale również akcesoria do porządkowania papierów. Za stosowną opłatą możemy więc otrzymać segregatory, pudełka kartonowe i teczki, które pozwolą na przechowywanie dokumentów firmowych w dostatecznym ładzie.

Podmioty oferujące przestrzeń oferują też swoim klientom systemy elektroniczne pozwalające na wyszukanie określonego pliku. Dodatkowo klienci mogą skorzystać z usługi przewiezienia wszystkich akt do magazynu, dzięki czemu nie tracimy czasu na transport dokumentów. To idealne rozwiązanie zarówno dla niewielkich firm, które nie chcą angażować swoich pracowników do wykonywania żmudnej pracy związanej z przewiezieniem papierów do magazynu, jak i dla większych przedsiębiorstw, których potrzeby dokumentacyjne są ogromne.

Czy zewnętrzne archiwum ma wady?

Chcesz przechowywać dokumenty w archiwum? Pamiętaj, że wówczas możesz mieć do nich nieco utrudniony dostęp, co jednak nie powinno być dużą przeszkodą, zwłaszcza jeśli w zewnętrznym magazynie będziesz przechowywać wyłącznie archiwalne materiały, które musisz magazynować ze względów prawnych. W przypadku zewnętrznego archiwum cała odpowiedzialność za zabezpieczenie dokumentów spoczywa na firmie wynajmującej przestrzeń. Tak samo wygląda kwestia ochrony danych przed wejściem w posiadanie przez osoby niepowołane.

Podsumowując, archiwum zewnętrzne ma więcej zalet niż wad, a firmy zajmujące się wynajmowaniem magazynów działają kompleksowo – mogą zająć się nie tylko transportem dokumentów, ale również ich posegregowaniem, dostarczeniem niezbędnych materiałów, a nawet utylizacją.

Dodaj komentarz